Økonomi i FUUR

Som ny i FUUR er vigtigt, at du kender vores fælles proces for hvordan vi håndterer økonomi og fakturering, så vi ikke misforstår hinandens arbejdsgange og bruger unødig tid på forskellige opfattelser af økonomistrukturen og fortolkninger af betalingsbetingelser og juristeri. 

Incitamentmodellen

Det er vigtig for os i FUUR at vi har gode samarbejder og tilfredse kunder, som gerne vil arbejde sammen med os igen. Det betyder, at vi skal sikre, at projekterne bidrager positivt til virksomhedens bundlinje. Vi benytter derfor en incitamentsmodel, hvor vi sammen skaber værdi for alle i at få mest mulig energirenovering for pengene – både Furesø Kommune og hver enkelt virksomhed i FUUR.

Incitamentmodellen nedenfor viser simpelt, at alle besparelser fra projekterne opbevares i en fælles incitamentspulje, som vi alle deler. I det følgende gennemgår vi modellen trin for trin.

Behovsafklaring

Furesø Kommune har i vedligeholdelsesplanen fastsat et økonomisk estimat på, hvad det pågældende projekt koster at udføre.

Planlægning

Planlægningsgruppen kvalitetssikrer estimatet og udarbejder på baggrund af mængdeoverslag,
moliopriser og erfaringspriser et grovbudget for projektet. Hertil giver FUUR et moliofradrag.

Projektforslag

På baggrund af en granskning af det udbudte projektmateriale udarbejder de involvererde fag et afdækket tilbud. Det ofte muligt, som følge af forhandlinger, mængderabat på materialeindkøb, valg af løsninger med videre at opnå en besparelse i forhold til grovbudgettet. Denne mulige besperelse placeres i den fælles incitamentspulje. 

Vi kan ikke garantere besparelser ved hvert projekt, men vi har en ambition er at skabe mest mulig vedligehold for pengene og en samtidig gevinst for alle parter

Projektering - Udførelse - Aflevering

Projektlederen eller byggelederen følger løbende op på økonomien under udførelsen for at fastholde budgetsikkerheden. Eventuelle besparelser i udførelsesfasen placeres ligeledes i den fælles incitamentspulje. Vi forventer, at vores erfaringer og vidensdeling i samarbejdet giver færre tvister og bøvl, og at dette kan medføre færre omkostninger.

Den ekstra mulige besparelse kan for kan for eksempel være på grund af billigere indkøb af materialer, forkortelse af byggetiden, udførelsesmæssige gentagelseseffekter og en løbende optimering af udførelsen fra projekt til projekt.

Uddeling af incitamentpuljen

Efter hvert projekt afsluttes opgøres og uddeles den fælles incitamentspulje mellem FUUR og Furesø Kommune.
I FUUR forholdsfordeles puljen efter realiseret kostbase. Incitamentsmodellen sikrer derved, at de involverede fag får del i fortjenesten. Det er med til at skabe holdånd og engagement og motiverer de enkelte fag til at skabe incitament til at finde besparelser i projektet.

Serviceordre kontra Arbejdsordre

Forskellen på serviceordre og arbejdsordre afhænger af projektetsstørrelse og ikke kompleksiteten. En serviceordre bruges til mindre driftsopgaver, hvor arbejdsordre bruges til større projekter. Det er MT Højgaard Danmark, som kan tildele et serviceordrenummer til den fagansvarlige når dette efterspørges - se processen nedenfor.

Tilbud, fakturering og slutopgørelse

Vores samarbejdsform gør det muligt, at vi har tillid til hinanden, hvilket betyder at vi har mulighed for at spare en del tid på administrative opgaver i forbindelse med tilbudsgivningen. På den måde skaber vi mere vedligehold for pengene som en del af incitamentmodellen. 

Tilbud

Tanken er, at man i tilbudsgivningen samler alle udgifterne under henholdsvis arbejdstid efter satser, entrepriseudgifter og dækningsbiddrag som vist på eksemplet nedenfor. 

Fakturering

Efter et tilbud er givet sendes en faktura på det aftalte arbejde som vist nedenfor.

Slutopgørelse

Slutopgørelsen forelægger når opgaven er slut, og det er her man opnår den ønskede opdeling af timer, materialer, dækningsbiddrag på materieler opdelt efter faggruppe. På slutopgørelsen skaber vi den ønskede gennemsigtighed og har igennem projektfaserne tillid til hinanden. 

Sådan fakturerer vi

Det er MT Højgaard Danmark som står for al fakturering til Furesø Kommune CKEA. Det betyder, at hver fagansvarlige sender en faktura til MT Højgaard Danmark via FUUR@mth.dk, som MT Højgaard Danmark akontofakturerer, hvis projektet kører efter styringsmodel A og B.

Drejer det sig derimod om småopgaver, altså driftsopgaver anmoder den fagansvarlige om en serviceordrenummer ved at sende et rekvisitionsnummer til FUUR@mth.dk. Herefter sendes en faktura til MT Højgaard Danmark, som sørger for at sende en faktura med fagansvarliges bilag.

Det er projektets størrelse hvilken faktureringsform der bruges, hvor kompleksiteten afgør om det er styringsmodel A eller B. 

Rapportering

I FUUR arbejder vi i MainManager. MainManager bruger vi til at holde styr på vores opgaver og til at holde alle vores oplysninger samlet ét sted. Furesø Kommune bruger MainManager til at tildele, godkende og holde styr på de opgaver som er igangsat. Dog vil de fleste godkendte opgaver kræves, at der udarbejdes en tilhørende projektspecifikation, som så endeligt kan godkendes af Furesø Kommune.

Formålet ved at bruge MainManager er, at vi registrerer alt om projektet for på den måde at skabe erfaring og viden om projekterne med henblik læring og effektivisering,.

Egne systemer

I forhold til andre systemer, vil der naturligvis være lokale systemer, som hver samarbejdspartnere internt bruger til at styre egne opgaver fakturering eller andet. Det er dog vigtigt, at I hele tiden sørger for at være ajour i MainManager, da dette er vores primære værktøj og som vi alle har adgang til. 

Løbende forbedring og optimering af samarbejdet

Det er vigtigt vi i FUUR løbende optimerer og forbedrer vores samabrejde og processer ved at bygge videre på vores viden og læringer. Vi holder derfor løbende evalueringer, dialogmøder og workshops,  både under udførelsen og som afslutning på en opgave, da vi tror på det skaber et stærkt partnerskab.

FUUR-meter

FUUR-meteret er et af de værktøjer vi bruge til løbende at holde styr på vores projekter, opgaver og samarbejdet.

Det er vigtigt at du husker på, at vores værktøjer ikke er bedre end det data vi selv fylder i dem, dette gælder blandt andre også MainManager.

Husk derfor altid at være ajour med dit projekt.